Корпоративный портал

Корпоративный портал — тестирование

личные ощущения от работы с корпоративным порталом

Кризис, говорят, требует повышения эффективности работы компаний. И что компании теперь будут экономить на софте. Внешне такое утверждение выглядит логично. Но только внешне. На самом деле для повышения эффективности именно в условиях кризиса нужно использовать ПО, обеспечивающее более эффективное использование ресурсов компании. Одним из таких типов программного обеспечения может стать собственный корпоративный портал компании.

Корпоративный портал — удел не только крупных компанийp>Считается, что продукт такого класса — это удел крупных компаний. Во многом это верно, но только на данный момент. Поскольку до нынешнего момента не было "бюджетных" решений для подобного класса программного обеспечения. И вот, компания "1С-Битрикс" выпускает "1С-Битрикс: Корпоративный портал", который по своей ценовой политике должен быть интересен именно малым и средним компаниям. (Впрочем, и крупным компаниям он может быть интересен не в меньшей степени.)

Что такое корпоративный портал? Это программный продукт, предназначенный для создания и управления внутрикорпоративным информационным ресурсом компании. Это самое общее определение. Детально не будем рассказывать, при желании вы можете почитать всю официальную информацию.

Пробуем на себе

Корпортал — продукт новый, и вполне логичным выглядит опробирование этого продукта на собственной шкуре. Вот об опыте внутреннего использования собственного продукта и хочется рассказать. Итак, как используется корпортал в самой компании "1С-Битрикс".

Как и любой продукт на базе "1С-Битрикс: Управление сайтом", корпоративный портал может использовать любой дизайн. Но в корпортале для самой компании "1С-Битрикс" с дизайном ничего делать не стали, оставили один из поставляемых по умолчанию. Только логотип "битриксовый" прикрутили. Этот дизайн не нравится многим, особенно сотрудницам, но до нового, "фирменного", дизайна руки дойдут не скоро, уверен. Но: "Вам шашечки или ехать?"

Внутрикорпоративное общение

Одна из особенностей использования корпортала — это возможность после интеграции проекта организовать общение сотрудников через портал, а не через привычные мессенджеры. То есть пользователей можно полностью отключить от WWW. И это — одно из средств увеличения эффективности труда. Не будет никаких "Одноклассников", никаких "Fishki.net" и других развлекательных проектов (не говоря уже о порнушке) на рабочем месте.

Естественно, что в "1С-Битрикс" — IT-компании, работающей над продуктами для web — этого никто делать не будет. Поэтому об этой ограничительно-организующей функции корпортала мне сказать нечего. Надо дождаться опыта использования портала в компаниях другого профиля. А первые продажи на 1000 рабочих мест уже состоялись.

Есть и встроенный чатp>Но в WWW кроме сайтов есть еще и электронная почта, и мессенджеры для общения в режиме реального времени. Почту корпортал не ограничивает, это немного другая задача, а вот болтовня посредством "тети Аси" имеет не только развлекательное, но и производственное значение. Чтобы отказаться от ICQ и других мессенджеров, но сохранить возможность производственного общения в "1С-Битрикс: Корпоративный портал", предусмотрен внутрикорпоративный чат. С его помощью можно общаться не только в пределах офиса, но и с удаленными подразделениями, как это мы делаем между Московским и Калининградскими офисами.

Объективности ради надо заметить, что корпоративное общение у нас происходит пока что больше через ICQ или корпоративный джаббер. Причин этому, на мой взгляд, две: первая (и главная) — привычка, вторая (и временная) — некоторое неудобство использования встроенного чата в сравнении с ICQ. Неудобство выражается в том, что, привыкнув к всплывающим окнам QIP или Миранлы, трудно отследить получение новых сообщений по чату. Иногда о них раньше узнаешь из почты (если включена функция уведомления по e-mail).

И это единственное программное неудобство, которое я обнаружил за полуторамесячное использование корпоративного портала. Все остальное — дел привычки. Какие есть потребности в производственной деятельности, как их решали раньше и как сейчас можно решить?

Работа с документами

Потребности у нас было и есть две: организация совместной работы над документацией всего нашего отдела и возможность быстрого и качественного общения с разработчиками, тестировщиками, поддержкой. Про вторую задачу уже говорил: мы по-прежнему пользуемся корпоративным джаббером для внутрикорпоративного общения и ICQ для общения со сторонними партнерами. (E-mail, как вы понимаете, не в счет, это другой уровень и другая задача общения.)

Совместную работу с документами можно организовать только средствами корпорталаp>А вот организация совместной работы с документами решается полностью средствами корпоративного портала. Для обмена документами есть все необходимые нам механизмы. Загрузить файл на портал в собственную папку и ограничить доступ согласно корпоративной политике — это "как два пальца об асфальт". Если сисадмин отключит нам доступ к сетевым дискам, то не заплачем.

В чем-то использование корпортала удобнее, чем обмен документами через сетевой диск с помощью файлового менеджера:

нет необходимости восстанавливать подключение к сетевым дискам после каждого выключения компьютера;li>
нет необходимости в самом файловом менеджере, навигация происходит по интуитивно понятному интерфейсу раздела "Документы";
открытие файлов в форматах MS Office присходит сразу в нужной программе;
после правки нет необходимости загружать откорректированный документ: по нажатии на кнопку "Сохранить" брайзер сам загрузит его на портал (последнее, правда, справедливо только для IE, что нас, любителей FF, очень огорчает);
довольно легко решить проблему доступа к документам только "для своих". Это относится как к общим документам, так и личным, хранящимся на личной странице (правда, в личном плане не надо забывать, что админ видит все);
просмотр графических файлов можно организовать опять же без дополнительного ПО, в рамках фотогалереи.

В корпортале предусмотрено еще много других полезных "фич" в плане производства: организация заявок в разные службы, учебные курсы для новичков и в плане повышения квалификации, база знаний, техподдержка, объявления и другое. Но в рамках нашего скромного отдела документации потребность в них пока не возникла.

Другие возможности

А вот в рамках организации в целом функционал намного больше. Прежде всего мы привыкли уже получать официальную информацию о работе компании из специального раздела на главной странице портала. Там же можно отследить, кто из сотрудников в отпуске и когда выйдет.

В производственном плане есть интересная функция: рабочие группы. В них объединяются сотрудники, работающие над какой-то одной задачей. Скажем, когда создавался тот же портал, по наполнению над его контентом работали и PR, и маркетинг, и наш отдел документации, и "западный" отдел. Работа организовывалась по старинке: бегали по кабинетам, согласовывали, утверждали, передоговаривались. Теперь было бы все гораздо проще: создали на портале группу и общались, не поднимая задниц от кресел, благо можно не только отчитаться через специальные формы, но и всеобщее обсуждение там же наладить.

Или другой пример. Есть вопрос, который надо бы решить коллективным разумом, так как заранее трудно сказать, кто конкретно сможет высказать правильное решение. Не бегать же по кабинетам и не отрывать от работы то одного, то другого? Гораздо проще написать в общий форум вопрос и немного подождать, когда компетентный в этом вопросе товарищ ответит.

Или другое: календарь событий. Вся компания может быть в курсе планов того или иного отдела. Как правило, это, конечно, семинары и мероприятия отдела продаж, но и другие, в том числе и неофициальные мероприятия туда можно выводить.

Общественная жизнь

Роль корпоративной газеты может выполнять корпоративный порталp>Теперь о другой стороне корпоративного портала: организации внутрикорпоративной коммуникации. Нет, я не о чате с обращениями к разработчикам или саппорту. Я о том, что в советские времена называлось общественной жизнью.

В каждой конторе найдутся люди с общими интересами. И если создать группу любителей виндсерфинга у нас не получится — всего только один любитель есть, то группы "Кино" или "Музыка" — это почти 100% можно создавать в каждой компании, желающие найдутся. И пусть обмениваются новостями, файлами, книгами, чем угодно. Кроме того, создав группу по организации корпоративного НГ, можно быстро провести опрос: а где большинство предпочитают праздник отмечать — в ресторане или на природе?

Резюме

Создав программный продукт, компания "1С-Битрикс" отрабатывает его использование на самой себе. Причем не просто тестирует, но и реально организовывает собственный производственный процесс на нем. Не все пока гладко, но время идет и все "устаканится". Будет и чат доработан, и от сторонних программ можно отказаться полностью.